Projektbeispiel:
Verbesserung der E-mail-Kultur
Der Produktionsleiter eines internationalen Medizintechnikunternehmens stellt sich die Frage, wie er die E-Mail-Flut im Unternehmen zukünftig eindämmen und den Bearbeitungsprozess vereinfachen kann.
Er bittet conpega, ihn bei der Konzeptionierung und Etablierung einer neuen E-Mail-Kultur zu unterstützen. ...
Die Ausgangssituation:
Der Produktionsleiter eines internationalen Medizintechnikunternehmens stellt sich die Frage, wie er die E-Mail-Flut im Unternehmen zukünftig eindämmen und den Bearbeitungsprozess vereinfachen kann. Er bittet conpega, ihn bei der Konzeptionierung und Etablierung einer neuen E-Mail-Kultur zu unterstützen.
Unsere Lösung:
Zuerst haben wir den IST-Stand analysiert, indem wir die Mitarbeiter mit Hilfe eines Fragebogens am Standort zu ihren E-Mail-Gewohnheiten befragt haben. Außerdem baten wir sie, die genaue Anzahl ihrer E-Mails pro Tag zu nennen und die Relevanz einer jeden einzelnen E-Mail für ihre Arbeit zu bewerten. In einem Workshop mit Abteilungsvertretern haben wir die Ergebnisse ausgewertet und Hypothesen zur Vereinfachung der E-Mail-Bearbeitung aufgestellt. Diese Hypothesen haben wir zuerst nur auf Ihre Durchführbarkeit hin überprüft und im Anschluss den Teams präsentiert und gemeinsam einen Leitfaden zur Gestaltung einer E-Mail erarbeitet. Dieser Leitfaden beinhaltete unter anderem Empfehlungen für folgende Themen: „Was steht in einer Betreffzeile?“, „Wen setze ich in CC?“, „Wie gehe ich mit Dateianhängen um?“, „Wann benötige ich eine Abwesenheitsnotiz?“ …
Darüber hinaus haben wir uns gemeinsam Gedanken gemacht, wann eine E-Mail überhaupt der richtige Kommunikationsweg ist. Nach Einführung der erarbeiteten Richtlinien hat sich die Anzahl der internen EMails deutlich verringert und sich eine klarere Kommunikation etabliert. Doch damit nicht genug: Nachdem sich die Mitarbeiter auch bei externen Empfängern für eine längere Zeit an diese Richtlinien gehalten haben, stuften sie sogar die von extern eingegangen E-Mails als zielführender und jobrelevanter ein. Hiermit zeigte sich deutlich, dass gute und zielgerichtete Kommunikation in der Ansprache auch gute und zielgerichtete Kommunikation in der Antwort herbeiführt. Oft kann eine E-mail oder eine Besprechung auch durch sinnvollere Tools ersetzt oder unterstützt werden.
Hier ein paar Tipps: Für schnelle Rückmeldungen sind interne Messenger oder Bloglösungen von Vorteil (auch als Gruppenchat möglich), Daten können sehr gut über Cloud-Lösungen allen zur Verfügung gestellt werden und Terminvereinbarungen laufen sehr gut mit Hilfe von doodle o.ä. Der Datenschutz und die IT-Sicherheit darf dabei jedoch nicht außer Acht gelassen werden.
conpega – Ganzheitliche Organisationsentwicklung für Industrie, Technik und Gesundheitswirtschaft
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